Presentatie laten maken: de ultieme gids

Het structureren van de inhoud van je zakelijke presentatie is een belangrijk onderdeel van het presenteren van informatie aan een professioneel publiek.

Een goed gestructureerde presentatie is eenvoudig te volgen voor je publiek en maakt het makkelijker om de belangrijkste punten te onthouden. Eenvoud is essentieel.

Er zijn verschillende manieren om de inhoud van een zakelijke presentatie te structureren.

Een van de meest gebruikelijke manieren is het gebruik van een structuur met:

• opening
• hoofdgedeelte
• afsluiting

De opening van je presentatie

De opening van je presentatie is erg afhankelijk van de context waarin je de presentatie geeft: het doel van je presentatie, de doelgroep, de setting, etc. De opening kan bestaan uit meerdere slides.

Het belangrijkste doel van de opening van je presentatie is om direct de aandacht te krijgen van je doelgroep. Dit doe je door te prikkelen, nieuwsgierig te maken of een 'bold statement' te presenteren. Mocht het nog niet duidelijk zijn: je hebt het dus niet over jouw bedrijf, hoe lang je al bestaat, etc. Focus op het probleem of iets anders dat direct de aandacht trekt.

Het stellen van een vraag is ook een goede manier op een presentatie te openen. Hoewel het dus altijd afhankelijk is van je doel, zetten we hieronder wat voorbeelden van prikkelende openingen. Denk dus een beetje out-of-the-box want saaie presentaties zijn er al genoeg!

Het hoofdgedeelte van je presentatie

Het hoofdgedeelte van je presentatie is waar je de kijker/doelgroep meeneemt in jouw verhaal. Dat kan op meerdere manieren en ook dit is weer volledig afhankelijk van het soort presentatie dat je geeft, de doelgroep en het doel.

Een goede structuur voor een zakelijke presentatie kan zijn:

Probleem of uitdaging

In dit deel leg je uit waar je product of dienst bij kan helpen. Dit kan het publiek betrekken bij je presentatie en ervoor zorgen dat ze begrijpen waarom je oplossing nodig is.

Oplossing

Hier presenteer je je oplossing voor het probleem of de uitdaging die je hebt geïdentificeerd. Leg duidelijk uit hoe je product of dienst het leven van het publiek kan verbeteren en hun problemen kan oplossen.

Demonstratie

Als je product of dienst fysiek is, kan het handig zijn om een demonstratie te geven om te laten zien hoe het werkt. Als je product of dienst digitaal is, kun je screenshots laten zien of een video maken om te laten zien hoe het werkt.

Voordelen

In dit deel benadruk je de belangrijkste voordelen van je product of dienst. Dit kan helpen om het publiek te overtuigen van de waarde van je oplossing.

Afsluiting

In de afsluiting geef je een samenvatting van de belangrijkste punten van je presentatie en herhaal je waarom je product of dienst de beste oplossing is voor het probleem of de uitdaging waarmee het publiek te maken heeft. Dit is ook je kans om een verkoopvoorstel te doen of om het publiek te vragen om contact met je op te nemen voor meer informatie.

Vragen

Laat aan het einde van je presentatie tijd over voor vragen van het publiek. Dit kan helpen om eventuele twijfels weg te nemen en om ervoor te zorgen dat het publiek je presentatie goed heeft begrepen.

Maak een simpel storyboard met post-its

Storyboarden is een geweldige manier om je presentatie te plannen en te organiseren. Het is eenvoudig, maar effectief.

Wanneer je jouw presentatie als een storyboard opzet, heb je een visueel hulpmiddel dat laat zien welke delen van de inhoud waar moeten komen in je presentatie.

Je kunt een storyboard ook gebruiken als een manier om je gedachten te ordenen voordat je begint met het schrijven van de presentatie. En de beste manier om dit te doen? Gebruik post-its! 

Om de structuur van je presentatie met post-its op te zetten, kun je het volgende doen:

1. Schrijf de belangrijkste punten van je presentatie op aparte post-its. 1 onderwerp, onderdeel of woord per Post-it. Dit kunnen bijvoorbeeldhet probleem of de uitdaging, de oplossing, de demonstratie, de voordelen, de conclusie en eventuele vragen zijn.
2. Plak de post-its op een muur of op je bureau, zodat je ze gemakkelijk kunt bekijken en verplaatsen. Het geeft je een heel duidelijk overzicht van de totale inhoud. Dit overzicht heb je vaak niet als je al meteen in Powerpoint begint, dus doe het eerst op deze manmier.
3. Sorteer de post-its op volgorde, zodat je een bepaalde structuur in je presentatie aanbrengt. Maak het nog niet te ingewikkeld voor jezelf, kijk gewoon of er een logisch verhaal ontstaat.
4. Voeg eventuele aanvullende post-its toe als je tijdens het opzetten van je presentatie nog belangrijke punten tegenkomt die je wilt toevoegen.

Met behulp van post-its kun je op een visueel aantrekkelijke manier de structuur van je presentatie bepalen en opzetten. Zo kun je ervoor zorgen dat je presentatie helder en overzichtelijk is en dat je de belangrijkste punten niet vergeet.

Van storyboard naar Powerpoint

Snel en effectief beginnen in Powerpoint of een goede basis aanleveren voordat je een presentatie laat maken? Zet de structuur die je hebt gemaakt met je post-its in Powerpoint. Heel simpel: 1 post-it is 1 slide.

Weet je het nog: hou het eenvoudig, overzichtelijk en simpel!

Het proces om een professionele presentatie te maken is in principe hetzelfde als het maken van een video of animatie. Je begint met een script, storyboard en een voiceover. Die laatste is natuurlijk niet echt nodig, want dat ben je zelf. Door deze structuur te gebruiken heb je echter wel een werkwijze die altijd gericht is op het doel van je presenatie.

Een presentatie laten maken bestaat bij ons uit onderstaande stappen.

#1 Briefing en input

Voordat je een presentatie laat maken, is het belangrijk dat je goed nadenkt over wat je wilt laten maken. Wat is het doel van de presentatie? Wie is je doelgroep? Wat wil je precies laten zien? Zorg ervoor dat je een duidelijke briefing schrijft en alle relevante informatie meestuurt. Weet dus ook heel goed het soort presentatie (salespresentatie, productpresentatie, etc).

De beste briefing en input die je ons kunt geven is een Powerpoint waarbij je zelf al de oefening met de Post-it hebt gedaan. Je hebt dus zelf al nagedacht over de inhoud en de structuur. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat alles meteen al perfect moet zijn, maar het geeft wel een heel mooi startpunt.

#2 Script schrijven

Als je weet wat je doel is en je belangrijkste boodschap, dan kunnen we een script gaan schrijven. Het script is niets anders dan een logische verhaallijn voor je presentatie. Het bevat alle elementen die in de presentatie aan bod moeten komen. 

#3 Storyboard maken

Storyboards worden gebruikt voor een visueel overzicht van de presentatie. Het geeft precies aan welke slides er in de presentatie komen. .

Het maken van een storyboard is een belangrijk onderdeel bij een presentatie laten maken omdat het ervoor zorgt dat je een duidelijk overzicht hebt van de totale presentatie. Zo weet je precies welke slides erin komen en wat er in elk deel gebeurd. Dit is eigenlijk de digitiale versie van de post-its waarbij je ook focust op het ontwerp.

#4 Design uitwerken

Nadat het storyboard gemaakt is en de structuur van je presentatie dus klopt, is het tijd om het design uit te werken. Dit betekent dat je alle elementen gaat maken die in de presentatie komen, zoals illustraties, foto's en grafieken. Ook hiervoor geldt: keep it simple!

#5 Animeren

Als je alle slides hebt is het tijd om deze te gaan animeren. Dit is het proces waarbij je per slide bekijkt of het nodig is om bepaalde elementen te laten bewegen. Lees die zin nog eens: er staat '...of het nodig is...'. Het is namelijk zeker niet altijd nodig. Sterker nog: animatie in je presentatie kan enorm afleiden. Wij gebruiken het dus alleen als het echt wat gaat toevoegen aan je presentatie.

#6 Handouts

Als je presentatie klaar is, gaan we kijken of het zinvol is om handouts te maken. 

Handouts zijn documenten die je aan het publiek geeft tijdens of na een presentatie. Ze kunnen worden gebruikt om aanvullende informatie te geven of om belangrijke punten uit je presentatie op te nemen.

Er zijn verschillende redenen waarom het nuttig kan zijn om handouts te gebruiken tijdens een presentatie:

1. Handouts geven aanvullende informatie: Als je tijdens je presentatie te veel informatie wilt geven, kan het nuttig zijn om dit in een handout te verwerken. Zo kun je het publiek meer informatie geven zonder dat je presentatie te langdradig wordt.

2. Handouts dienen als naslagwerk: Als je handouts geeft die belangrijke punten uit je presentatie bevatten, kunnen deze dienen als naslagwerk voor het publiek. Zo kunnen ze later nog eens terugkijken naar bepaalde punten die ze misschien gemist hebben of willen opfrissen.

3. Handouts kunnen het publiek helpen om zich te concentreren: Als het publiek tijdens de presentatie aantekeningen kan maken op een handout, kan dit ervoor zorgen dat ze zich beter concentreren op wat je zegt. Zo kunnen ze gemakkelijker de belangrijkste punten onthouden.

4. Handouts zijn een goede manier om contactgegevens te delen: Als je handouts geeft met je contactgegevens, kunnen mensen gemakkelijk contact met je opnemen als ze nog vragen hebben of meer informatie willen.

Een goed ontwerp van een presentatie speelt een grote rol bij het overtuigen van het publiek, het behouden van hun aandacht en het onthouden van belangrijke punten.

Een professioneel ontwerp helpt ook met een betere uitstraling voor je bedrijf, product of dienst. Maar hoe zorg je nou voor een professioneel ontwerp?

De kracht van witruimte

Een van de belangrijkste aspecten waar je rekening mee moet houden is het gebruik van witruimte, oftewel: de kunst van het weglaten! Door voldoende witruimte in je presentatie te gebruiken, zorg je ervoor dat de aandacht van het publiek niet afgeleid wordt door te veel tekst of afbeeldingen op een pagina. Bovendien kan het ook professioneel ogen en zorgen voor een rustige en overzichtelijke presentatie.

Professionele afbeeldingen of illustraties

Het gebruik van  professionele afbeeldingen is ook erg belangrijk. Afbeeldingen kunnen net zoveel vertellen als tekst en kunnen ervoor zorgen dat je presentatie visueel aantrekkelijk is. Maar let wel op: zorg ervoor dat ze passen bij de boodschap van je presentatie en qua stijl (de look en feel) in elkaars verlengde liggen. Ga bij afbeeldingen niet altijd uit van de letterlijke vertaling van hetgeen je wilt zeggen. Denk bijvoorbeeld in visuele metaforen. 

Ook kan het helpen om professionele illustraties zoals infographics in je presentatie op te nemen. Een getal op een slide zegt niet zoveel. Maar als je het kunt vertalen naar iets visueels kan het veel meer impact hebben.

Lettertype en kleurenschema

Verder is het ook aan te raden om een professioneel lettertype en kleurenschema te gebruiken. Dit kan helpen om een professionele en consistente uitstraling te geven aan je presentatie. Heeft je bedrijf geen huisstijlhandboek? Zoek 1 of 2 lettertypes en gebruik die in maximaal 2 verschillende groottes: voor kopteksten en voor andere teksten. Doe dat ook met kleurgebruik: een hoofdkleur en een ondersteunende kleur. Zelf beginnen wij altijd in zwart-wit. Dat helpt te focussen op de inhoud en compositie. Het verder 'mooi maken' kan dan altijd nog.

Er zijn verschillende kosten die komen kijken bij het laten maken van een presentatie, afhankelijk van het soort presentatie, de omvang ervan en de wensen die je hebt.

Een van de belangrijkste kostenposten is de kosten voor het ontwerp van de presentatie. Als je een professioneel ontwerp wilt laten maken, kun je bijvoorbeeld een ontwerpbureau inschakelen.

De kosten voor het ontwerp van een presentatie kunnen variëren, afhankelijk van de omvang van de presentatie, het aantal afbeeldingen en grafieken dat je wilt gebruiken en hoeveel ontwerpwerk er nodig is. Daarnaast kun je ook kosten maken voor het gebruik van afbeeldingen, bijvoorbeeld door foto's te kopen op een website met stockfoto's.

Verder kunnen er ook kosten verbonden zijn aan het verzamelen van informatie. Als je hulp nodig hebt bij het verzamelen van informatie of het opstellen van de presentatie, kun je bijvoorbeeld een freelance schrijver of een researchbureau inschakelen.

Omdat het voor ons bijna onmogelijk is om een bedrag te noemen per slide of voor de gehele presentatie, werken wij altijd met een sessie waarbij we eerst vragen stellen en op basis van je antwoorden een goede offerte kunnen maken. Bekijk meer info over een presentatie laten maken door Peppermint.

Het maken van een goede presentatie kan enorm belangrijk zijn voor het behalen van je doelen, of het nu gaat om het informeren van het publiek, het overtuigen van klanten of het verkopen van producten of diensten.

Door rekening te houden met aspecten zoals het ontwerp, de structuur en de lay-out van de presentatie, kun je ervoor zorgen dat je presentatie professioneel en overtuigend is.

Er zijn echter ook tal van andere zaken waar je rekening mee moet houden, zoals het verzamelen van informatie, het opstellen van de presentatie en het afdrukken of digitaal verspreiden ervan. Al deze zaken kunnen tijdrovend zijn en vereisen vaak specifieke kennis en vaardigheden.

Daarom kan het slim zijn om het maken van een presentatie uit te besteden. Door het uit te besteden, kun je gebruikmaken van de expertise en ervaring van een professionele partij, waardoor je ervan verzekerd bent dat je presentatie professioneel en overtuigend is.